Check In and Check Out Documents in Microsoft SharePoint

Published by on March 25th, 2012

[In Part 2 of his series on Document Management and Collaboration in Microsoft SharePoint, Matt Milsark offers advice on using the SharePoint check-in and check-out process. Missed the first post? Please read SharePoint Document Management: Collaboration in the Cloud.]

Check This Out!

Microsoft SharePoint

Online document collaboration is quickly becoming standard practice for businesses of all sizes.

Often times, multiple employees need access to create, edit, revise, proofread and review the same documents. Unfortunately, many businesses or departments or teams simply use a file share to store collaborative documents. But when multiple people need to work on the same content, strange things can happen. With a file share there’s no real way to manage who’s working on what document, and as a result it’s very easy in to overwrite the revisions made by another employee.

Microsoft SharePoint helps eliminate the collaboration difficulties normally associated with file shares with tightly integrated document management features. With SharePoint’s check-in and check-out feature, overwriting edits is impossible because when a document is checked out, no other person can make edits to that document until it is checked back in. Users can view the current document, but cannot make edits.

Enable Me

By default, required check-in and check-out is disabled in SharePoint 2010. A user can still check documents in and out, but most users won’t – either because they don’t know how or they’ll just forget. So to best leverage this feature, it’s highly recommended to force check-out. This isn’t a global setting. You can configure one library to force check-out and another not to. The following example uses a Word document. The document collaboration features of SharePoint work best with the Microsoft Office files (like Word docs, Excel sheets and so forth). Although you can use check-in/check-out with any document type, it’s most seamlessly integrated with the Microsoft Office suite.

To enable force check-out:

  1. As a Site Owner, navigate to the document library.
  2. In the Ribbon Bar, click the Library tab.
  3. In the Ribbon Bar in the Settings group, click Library Settings.

Library Settings

4. In the General Settings section, click Versioning settings.

Versioning Settings

5. The last option is Require Check Out. Ensure Yes is selected.

Require Check Out

Users will now be unable to edit documents unless they first check the document out. While the document is checked out, no one else will be able to make edits.

Check this Out in Action

So how does this all work? 

When a user views a document that is not checked out, SharePoint will remind them it cannot be edited until it is. This reminder surfaces in different ways. One way is by a message box like this:

Open Document reminder

A user has to choose Check Out and Edit and the document is automatically checked out for them.

Another way users are informed is directly from inside the application, as shown here:

Check Out Required

Just click Check Out and the document is ready for editing.

So now when a user browses to the library, they will see the green-arrow on the document indicating it is checked out. If they hover the mouse over the icon, it will display the user who has checked out the item.

Check out displays user

Saving

So the user who has checked out the document makes their edits. When completed, they now need to save the document back to SharePoint and ensure the document is checked-in so others are able to assist in the search.

This is pretty easy to do. It can be done by first Saving the document as normal, and then Check-In the document from the client application. In the Ribbon bar, click File. Click Info.

Ensure the document is checked in

What’s really helpful is that you’ll be reminded to check the document back in if you forget. So if you don’t check in the document, when you attempt to exit Word (in this example), you’ll see a message box like this:

Check in Reminder

Click Yes and the document is checked in, ready for someone else to edit.

Stay Tuned

So that’s it for check-in/check-out. It’s an extremely useful SharePoint feature for document collaboration, available in both Foundation and Server. And it requires very little configuration. In the next installment, we’ll cover SharePoint Versioning








About Matt Milsark

Matt Milsark has written 31 posts in this blog.

At Fpweb.net, Matt builds many of our clients' environments as well as supports and maintains them. These range from a simple dedicated single server to large multi-server SharePoint farms. Because of the sheer number of clients we have and the myriad of ways they use SharePoint, Matt has become intimately familiar with many aspects of SharePoint. Matt warns, "SharePoint is a beast. You may think you’re an expert at SharePoint, only to find out later you’re an expert at merely a small aspect of the beast's capabilities." Matt is also passionate about vinyl records. Check out his music site at lplives.com.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.5/10 (2 votes cast)

 
  1. September 20th, 2012 at 05:55 | #1

    Hi Matt,
    Why is it that when someone checks out a document, the little green arrow pops up immediately in SharePoint upon checkout no matter who checks it out. However, when the document is checked back in (from no matter whom, except admin mass checkin), it will sit there forever showing its still checked out.
    The only way to see for sure is to refresh the browser screen. I’m Using IE 8. This is such a pai. It seems like Microsoft forgot some code in their ActiveX controls. Unless, I’m doing something wrong.

    I sure would appreciate a response to this.

  2. stephanie
    December 13th, 2012 at 06:47 | #2

    Is there a way to require an attachment on a list item, be checked out and in? We have a Time Est. sheet that other departments update. Once they update the sheet, my team enters the totals in the form, and I have a “total time” column that calculates the columns in the form. My only challenge…is that when someone from IT updates the Time Est. form, there’s no way to require they “check out” the attachment before making changes to it…or is there??

  3. raven
    February 25th, 2013 at 16:53 | #3

    When someone checks out or downloads a document from SharePoint is there a record of that transaction that IT can go back to if given dates?
    Or can IT see everything a specific employee has downloaded?? Can this record of transactions be deleted? If so can it be recovered after being deleted?

  4. Howard
    March 2nd, 2013 at 13:09 | #4

    If a user forgets to check their file back in, how can it be checked back in by someone else?

  5. Howard
    March 2nd, 2013 at 13:12 | #5

    Oops – never mind. Just figured it out. Click the “…” (open menu) and go from there.

  6. March 3rd, 2013 at 18:05 | #6

    I am extremely impressed with your writing skills and also with the
    layout on your blog. Is this a paid theme or did you customize
    it yourself? Anyway keep up the excellent quality writing, it is rare to see a great blog like this one these
    days.

  7. szghani
    March 28th, 2013 at 07:45 | #7

    I have a slightly different situation. I have a checked out doc which keeps getting automatically checked in when you overwrite it (or create a newer version of it). Irrespective of the versioning (or/and check out/in)being enforced or not. Why is that?

  8. May 24th, 2013 at 14:11 | #8

    Thanks to my father who stated to me on the topic of this blog, this website is really awesome.

  9. Heather
    June 18th, 2013 at 05:25 | #9

    Is there a way to over-ride the need for checking out? I have a OneNote notebook that I want to share via a Sharepoint site that requires checking out. However, there is no option to check out the notebook because it’s actually a link, and therefore it will not sync.

  10. Mark Des Jardins
    September 16th, 2013 at 07:29 | #10

    Is there any setting to default the check-in dialog box to ‘Yes’?

  11. October 7th, 2013 at 10:17 | #11

    Is it possible to automatically check out a document on a click (view)? Could an event receiver do this?

  12. George
    January 23rd, 2014 at 11:11 | #12

    We are still using SP WSS 3.0. In a document library, I am able to store an MS Project file. The library is set to force check out. When I click on the file, it will ask if I want to check out and edit. Unfortunately, when I am finished with changes and close the file, it does not ask me if I want to check the document in. This works in Word and Excel, but not with an MS Project file. Any ideas?

  13. Bhande
    February 12th, 2014 at 05:17 | #13

    Hi,
    I have been facing a issue. Whenever I add a new document to a document library it asks me to Check In instead of Saving the document.

  14. June 7th, 2014 at 02:15 | #14

    Jeśli twoje spotkanie jest całym długo
    aspekt, ewentualnie można zrobić wynik wydaje się być dużo mniej poważna, po prostu zatrudniających niektóre skutecznie – umieszczone krem rumieniec.

    Wybierz ciemny wzrosły lub kolor, a następnie wykorzystanie ręce używać kolor tylko w okolicy z własnego wydłużyć kolor
    przeszłości ten aspekt, jak to może może nawet sprawić, że skóra wydaje,
    więcej filtr. click through the following web site (Malorie) click through the following website
    breaking news check these guys out click the up coming website page (Malorie) Jeśli szukasz w meble ogrodowe sztuk, uwzględniają zakup je, gdy lato
    tylko zakończony. Na koniec letni kilka kupcy zamierzają Obszar do
    zimowym produkty. To pomaga zaoszczędzić dużo pieniędzy podczas w pełni wykorzystać Koszty.
    click this site Jak twój porów skóry wiek,
    być pewien, że umieścić na balsam nawilżający która pasuje Wymagania do tego
    grupie wiekowej. Powierzchnia ciała może zacząć tłuste i staje włosów w czasie, więc istotne się
    upewnić, że Twoja skóra jest wymóg Zawartość wilgoci będzie spełnione odpowiednio.

    Jeśli twój balsam uważa ciężkie czy dostarczanie Państwu powierzchnia skóry kłopoty,
    to czas przewartościowania. click the up coming webpage click
    the next internet page click the next web page click the up coming website page click through the
    up coming web site Bądź pewny, brud. Dżdżownice są niezbędne na wielki
    ekologiczne i naturalne rosnące rośliny, ponieważ.

    Ponadto, po z dżdżownic towar trawienie są w rzeczywistości fantastyczny
    Jurek jedzenie. Dżdżownice promowanie gleby szkodliwe bakterie które
    zapewniają konieczne witaminy i minerały do swoich roślinność podczas konkurujących z uszkodzenia owadów szkodników szkodników
    zarażenia, maleje Konieczność substancji pestycydy i nawozy.
    click through the up coming web site company website
    click now click the next website page click the next document Co dokładnie na po zajęte dzień roboczy?
    Co daje intratny miejsce na sen? To trzyma rzeczy w sposób
    pozwala ci docenić oglądania nich. Bez konieczności meble, domy mógł być podstawowe i wolne.
    Sprawdzanie co do rozważenia kiedy jesteś umeblowanie zakup dostępne z tu.
    click this link check this link right here now Click Link (Malorie) Click To See More click the following web page Gdy stosowania ciecz utrzymanie oko gotowy
    do przyjęcia utrzymać seria od polowanie nierówne. Zacznij od wykorzystanie 3 kreski, jednym z wewnątrz Powierzchnia z wzroku,
    jednym w środku i coś na części, do powrót i połączyć kreski for
    elegancki i wykwintne kolekcja. click for source click through the following internet site Click at refugicadwalla.wordpress.com click through the up coming page Click On this
    website Nie ma siła tam dla całego Ziemia iść zielony zapisać nasze społeczeństwo i nasza odmiany.

    Nawet możemy nie kiedykolwiek rozkwitać w mając benzyna-pożeraczy off autostrady, jesteśmy w stanie wszystko tworzenie wybór do Easy przedmioty do będzie zielone, jak rozwój naturalne i organiczne ogród.
    Oto kilka Wspólne naturalne i organiczne ogrodnictwo
    Pomysły można użyć. click the following webpage
    click through the up coming webpage click through the up coming web
    page; Malorie, click through the next post click the up
    coming website page Jak widać przez czytania powyżej raport, ponieważ
    wyposażenie są stosuje przydatne do wielu powodów, musisz wiedzieć informacje na temat to.

    to może zapewnić umeblowanie masz asysty preferencje. wyżej
    Informacje jest super rozpocząć możesz poszukiwania więcej
    mebli doradztwo w tym samym czasie. click through the next
    document click through the up coming document click through the
    up coming website page; Malorie, click this link click through the
    next document (Malorie) Mogłabyś kupno umeblowanie w główna łańcuch sklep detaliczny, lub może wolą kupić w małej mama
    i pop idź na zakupy. W każdym razie, te sugestie musi pomocy.
    To zaleca się mieć edukacja i nauka i wytrwałość w obliczu każdy Stan. Już realizowane twoja praca domowa.
    Wykorzystaj go by znaleźć jakiś wielki umeblowanie. breaking news click the next internet page click the up coming website Click On this website click through the next website page Po po odkryta haircolor chcesz,
    upewnij się kupić dodane pakiet lub para to posiadać w swoim własnym domu,.
    W ten sposób, to nigdy nie będzie się
    od kolor lubisz po ich nękać wykorzystać wszystkie swoje
    to w Najbliższe lub apteki uroda middle. click the up coming site (Malorie) click the up coming website click the up coming post click through the next web site click through the next page uzyskać
    ogółem powołanie przed uznając dowolny leczenie. Tradycyjna chińska medycyna
    skupia się na kompletne dobrze – Samo i jest wiele techniki, że wahać skonstruowany off problemy na rękę.

    ekspert praktykujący nigdy dać ci metoda leczenia bez pierwszy rozwój
    istotne ocena w odniesieniu do własną ubezpieczenie zdrowotne i ogólnie samopoczucie.
    Będzie zmiana jak zabrać gojenia Ciebie . click through the up coming internet page click to investigate click through the next internet site –
    Malorie – click this site clicking here Aby dowiedzieć
    się, bez względu na to, czy posiadasz cool lub hot kolor
    skóry, zbadania żył naczyń krwionośnych na wewnętrznej Twój nadgarstek.

    W przypadku gdy masz wielki powierzchnia skóry, że żyły będzie
    pojawiają niebieskawy kolor. Kiedy masz przytulna powierzchnia skóry, oni będą mam
    zielonkawy odcień zamiast. Super kolor skóry zajrzeć najlepszym w
    super kolory, jak blue i fioletowy, w przeciwieństwie do wygodne kolor skóry,
    wydają najlepszych w hot abażur jak czerwonym kolorze, odbarwione i pomarańczy.
    click through the following internet site click through the up coming web site click
    through the up coming website page click the up coming website page Click
    Webpage Koszule Zalecenia dotyczące Medycyna chińska że możesz
    Przestrzegać Tips and Tricks Na jaki dla najlepszych Naturalne Backyard click through the next document check out your url click through the up coming article click the
    up coming website page click for more info mieszanka wieku lub zgnił wyżywienie aby twoja ziemia ogrodowa.
    Rotting produkty żywnościowe jest tylko wskaźnik że to rozkładające powodu
    szkodliwe bakterie, że redukuje skrobie i tłuszcz
    w żywność. artykuły spożywcze które zużywają może dostarczyć Twój rośliny z doładowania na ich dieta.
    Tylko dlatego, twoje posiłki są rozkładający, roślinność
    są jeszcze lepiej przygotowane strip istotne żywieniowy to.
    browse this site Najskuteczniejszym shade wybory do Pokój rodzinny meble do domu włączenia proste kolory
    jak tan, ecru, szary lub ciemny. Jesteś w stanie zmiany kolory a także inne dekoracje
    z przestrzeni przez zmiany Najważniejsze, malowanie a także
    inne Punkty. To pomoże dokonać pozytywnych zmian mieszkania obszary od miesiąc dostać skromnym
    wartości. browse around here click through the next
    web site click here! click this link now click through the following document wiele osób zlokalizować homeopatia zabiegi a wydajna migreny bóle
    głowy. Szczególnym niezwykle dobre element tego typu substytutem metody leczenia są brak możliwe jakiekolwiek negatywne skutki.

    Nawet bardzo dobrze igły są umieszczone na czynniki,
    wiele osób nie raczej nie naprawdę czują dowolny dyskomfort by każdy Oznacza ze swojego Obróbka.
    click the up coming internet site Click at refugicadwalla.wordpress.com click through the following page click click this link here now powinieneś być lekki skórki albo mieć delikatne włosy możesz
    brwi . to może zwiększenie odcień swoimi brwiami i woli zwrócić uwagę na
    Twój wzrok i brwi. Możesz odcień Twoja brwi na własną rękę a może
    odkrycia atrakcyjności sklepów. click through the following website page click here to read click through the
    up coming web site (Malorie) browse this site click through the next document
    Lepsza Uroda Porady To sprawi, że będziesz czuje się świetnie
    click through the following document click the next webpage click the next internet site click through the up coming web site click the up coming internet site Zakup
    meble mieszkaniowe przyczyny radość dla wielu, także to
    może być tak do własnych potrzeb. Jeśli włożysz
    nadmiar wysiłek aby znaleźć części które adorować na dobry ceny ,
    wypłata prawdopodobnie będzie posiadanie atrakcyjnie urządzone wyposażone dom.
    wykorzystać te porady jak Sklep aby znaleźć najlepsze Efekty.
    click the following post (Malorie) Check Out refugicadwalla.wordpress.com click the following post
    click web page check out here Należy kupić meble użyciu zainteresowania darmo karta
    płatnicza, być pewien, że towary płaci dla w końcu z Zwrot.
    Albo nawet, jesteś będą poniesione nie tylko Ciekawość
    następujące okres ale także odsetki z okres dla którego weren ‘ t wcześniej rozliczone.
    Upewnij się, że zrozumieć, wszystko drobnym drukiem przed dokonaniem Twoja kupić.

    browse around this website click the next document click to find out more
    click through the next post click the next webpage Studia suplementy które
    są pokazywał pomoc w starzenie i wziąć je jak powiadomiła.
    Podczas wiek, twoje ciało jest zdrowe potrzebuje przekształcenia.
    Sprawdzić suplementy które zwłaszcza do istniejących starzejemy i chce.

    Dyskusja z lekarz dla tych, którzy mają dotyczy powyżej co Twoje expections może być.
    Lekarz może doprowadzić sobie na ścieżka faktycznie otrzymujesz prawo naturalne suplementy w twoim własne życie.
    click here to find out more Click On this page click through the up coming document click this click through the up coming
    document działania podjąć do Ogranicz Wskazania starzeje click through the up coming
    website click the following website click through the
    up coming page click the next page check out the post right here (Malorie) Pobierz cała Ocena przed zgadzając do dowolny środek.
    Tradycyjna chińska medycyna chodzi kompletne skutecznie – Samo i istnieje
    wiele techniki, że wahać skonstruowany z kwestii na rękę.

    specjalista praktykujący nigdy zaoferowania środek bez początkowo rozwój
    ciężka ocena odnośnie istniejąca zdrowia i całkowity nastrój.
    Będzie przekształcenia kierunek ich podejście gojenia Ciebie .
    click through the next document [Malorie] click the next
    post click through the following article click through the following internet
    site click through the following article porozmawiać z akupunktury o ich
    czas i ustalenia jak długo na pewno się nie spotkanie wizyty.
    Informacje może ci pomóc ustalić, co Obszar z Czas może być najlepszym tak, że można
    zestaw kilka rzeczy się. Idealnie, chcesz przejdź do w zestaw do leczenia jeśli stosunkowo komfortowe, bo będzie do najlepszych Efekty robi.

    click the next post [Malorie] check these guys out click to
    investigate (Malorie) click the up coming document click through the
    up coming page Upewnij akupunktury przedsiębiorstwem Metoda na ciebie
    jest wiedzę i wie co są osiągnięcia. Choć rzadko, 1 całkowicie błędne ruch oraz igły może przebić poprzez narządzie, przykładowo Twoja powierzchnia płuc.
    Potrzeba to odbywać się, możesz znaleźć się dotkniętych wewnętrzna krwotok.
    Jesteś rzadziej do trzeba się martwić o to w przypadku, gdy akupunktury jest przyprawione.

  15. August 28th, 2014 at 12:10 | #15

    With off-line marketing, however, the chance continues to have to
    go to the shop that provides red sure footwear she acknowledges by
    using an promoting over a paper or TV skilled. You should leave questions
    and be open to suggestions. Refferencement naturel or organic and natural SEO may also help your organization and conserve you income
    that you simply spend on paid out adverts.

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


− 5 = three

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title="" rel=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>